Jeg begynte å bruke prosjekter i Google Disk; Det økte umiddelbart produktiviteten min

Google Disk har blitt min standard dumpingplass for dokumenter, PDF-er, forskningsfiler, fakturaer, regneark og tilfeldige arbeidsressurser.

Problemet var aldri lagringen. Problemet var konteksten. Det var der Google Drive Projects endret ting for meg.

Dette skaper et sentralisert arbeidsområde hvor jeg kan gruppere relevante ressurser, stille Gemini-spørsmål om dem og knytte alt til en spesifikk oppgave.

Google Disk var organisert, men ikke relevant

Google Disk har aldri vært et problem for meg når det gjelder lagring og grunnleggende organisering. Jeg kan bruke Gemini til å søke etter en fil, åpne en mappe eller i en stasjon for å få hjelp når det trengs.

Hver gang jeg spurte Mithun om noe relatert til et bestemt prosjekt, ble dette problemet klart.

Jada, det kunne hente informasjon fra stasjonen, men svarene tok ofte en stund fordi det føltes som Gemini prøvde å forstå hele stasjonen før han svarte på et fokusert spørsmål.

Når jeg jobber med en artikkel, klientbrief, forskningstema eller planleggingsdokument, vil jeg ikke alltid ha et bredt søk på alt jeg har lagret.

Det var akkurat der prosjektene begynte å gi mening.

I stedet for å se Gemini over hele stasjonen min, lar Projects meg lage en dedikert plass med filer, mapper eller ressurser som er viktige for den aktuelle oppgaven.

Dette gir Gemini en veldig hard kant. Jeg kan legge til relevante dokumenter én gang, gå tilbake til samme prosjekt senere og stille spørsmål uten å bygge konteksten på nytt hver gang.

Den lille endringen gjør at kjøreturen føles smartere. Det er ikke lenger bare et sted hvor filer er pent lagret.

Med Projects begynner Drive å oppføre seg som et sentralisert arbeidsområde der riktig informasjon er knyttet til riktig handling.

Projects gjør stasjonen til et arbeidsområde

Oppsettet er ganske enkelt: Jeg oppretter et nytt prosjekt, gir det en relevant tittel, legger til de riktige ressursene fra Disk, og jeg er klar til å gå.

Det er ikke noe komplisert dashbord å bygge, ingen ny mappestruktur å vedlikeholde, og ingen separat prosjektadministrasjonsapp å konfigurere.

Jeg peker bare Gemini til filer som er viktige for den spesielle oppgaven.

Forrige måned jobbet jeg med et komplekst e-handelsnettsted kalt Asha Jewels. Dette var ikke et enkelt nettsted på én side hvor all informasjonen bodde i ett dokument.

Jeg hadde møtenotater i én fil, nettsidekopi i en annen, produktmateriale et sted og en haug med ekstra detaljer spredt over stasjonen.

Vanligvis ville jeg åpnet flere faner, hoppet mellom filer, søkt manuelt og prøvd å sette sammen referansen selv.

I stedet opprettet jeg et dedikert prosjekt for Asha Jewels og la til de relevante filene fra Drive. Da disse kildene ble engasjert, begynte jeg å stille Gemini-spesifikke spørsmål om nettstedet.

Så jeg kan stille spørsmålene «Hva er hoveddesigntemaene i de forskjellige samlingene av Asha Jewels?» Og få et relevant svar på kort tid.

La oss si at jeg jobber i halskjeder-seksjonen, så jeg kan spørre: «Få meg alle detaljene for halskjedene,» og det oppretter en detaljert database om hvert element.

Jeg kan eksportere den listen til Sheets og fortsette arbeidet mitt.

Den egner seg for forskningstungt arbeid

En annen ting som gjør Projects nyttig, er hvordan det fungerer med resten av Google Workspace.

Arbeidet mitt bor ikke alene i Google Disk. Viktig informasjon er også tilgjengelig i Gmail og Google Kalender.

Tidligere betydde det at jeg måtte hoppe mellom apper for å finne hele bildet.

Disk hadde én brikke i puslespillet, Gmail hadde en annen, og Kalender hadde tidslinje. Med en enkelt bryter samler prosjektet alt.

For eksempel, da jeg jobbet på Asha Jewels-nettstedet og ønsket å hente et tilbud fra en e-post, ga jeg Gemini i oppgave å finne en melding fra Gmail-innboksen, og den gjorde jobben uten å svette.

Det samme gjelder kalenderen. Hvis jeg vil vite om det er et teammøte knyttet til det prosjektet neste uke, trenger jeg ikke å åpne kalenderen i en egen fane. Jeg kan be Gemini finne den.

Det er imidlertid ingen måte å opprette en ny hendelse ved å bruke tekstmeldingen, noe som er synd.

Den kombinasjonen gjør den kraftig. Den kjenner prosjektet, forstår ressursene som er involvert, og kan hente støtteinformasjon fra Gmail, kalender, chat og nettet.

Det er da Google Disk begynner å føles mye smartere. Og som vanlige filer, kan jeg dele hele prosjektet med venner og kolleger også.

Arbeidsområdet mitt gir endelig mening

Prosjekter endret måten jeg bruker Google Disk på hver dag.

I stedet for å hoppe mellom tilfeldige mapper, dokumenter, e-poster og PDF-er, kan jeg nå bygge et arbeidsområde sentrert rundt én oppgave og la Gemini jobbe i riktig kontekst.

Dette gjør forskning enklere, oppfølging raskere og spredte filer mye mindre irriterende å administrere.

​

For meg gjorde det Google Disk fra et lagringsskap til et ekte produktivitetsverktøy.